Projekt nemusí zbrzdit špatný plán. Někdy stačí, když se zapomene na ty správné lidi. Přijďte k nám zjistit, jak správně komunikovat se všemi stakeholdery v projektu.
Projekt může být dobře připravený. Má jasný cíl, harmonogram, rozpočet i sestavený tým. Přesto se v průběhu realizace objeví komplikace, které v původním plánu nebyly vidět.
Někdo čekal jiný výsledek. Někdo nebyl včas zapojen do rozhodování. Někdo má k projektu obavy, ale otevřeně je sdělí až ve chvíli, kdy už zpomalují jeho průběh. A někdy projekt narazí na odpor člověka nebo skupiny, s jejichž vlivem se na začátku vůbec nepočítalo.
Právě tady se ukazuje význam stakeholder managementu - tedy systematické práce s lidmi a skupinami, kteří mohou projekt ovlivnit nebo kterých se jeho výsledek dotkne.
Stakeholderem může být zadavatel projektu, vedení společnosti, projektový tým, zákazník, dodavatel, kolegové z dalších oddělení nebo zaměstnanci, kterým projekt změní dosavadní způsob práce. Každý z nich může mít jiné priority, jiná očekávání i jiný pohled na to, co znamená úspěšný výsledek.
Například vedení může sledovat především náklady, termín a přínos pro organizaci. Budoucí uživatelé nového řešení budou více řešit, zda jim změna skutečně pomůže v každodenní práci. Jiní mohou mít obavu z větší administrativy, ztráty kontroly nebo příliš rychlé změny.
Pokud se tyto postoje nepodaří včas zachytit, mohou se později projevit jako nedorozumění, dodatečné požadavky, zdržení nebo odpor vůči výsledku projektu.
Projektové řízení se často soustředí na to, co je potřeba udělat, kdo za to odpovídá a kdy má být úkol hotový. To je nezbytné, ale samo o sobě to k úspěchu projektu nestačí.
Projekt se vždy odehrává v prostředí vztahů, rozhodnutí a různých zájmů. Důležitou součástí řízení je proto také včas si položit otázky:
Díky těmto otázkám lze odhalit rizika, která nejsou na první pohled vidět v harmonogramu ani v rozpočtu.
Důležitou součástí stakeholder managementu je komunikace. Nejde ale o to posílat více e-mailů nebo všem poskytovat stejné informace.
Klíčové je rozpoznat, kdo potřebuje být pouze informován, kdo má být aktivně zapojen a s kým je potřeba průběžně řešit dopady projektu. Někomu stačí stručné pravidelné shrnutí. Jiný potřebuje prostor pro diskusi, vysvětlení souvislostí nebo možnost ovlivnit konkrétní rozhodnutí.
Dobře nastavená komunikace pomáhá sladit očekávání, posiluje důvěru a umožňuje zachytit problém dříve, než přeroste v otevřený konflikt nebo zdržení projektu.
Stakeholder management není doplňkem projektového řízení ani formální tabulkou, kterou stačí vyplnit na začátku projektu. Je to průběžná práce s lidmi, jejich očekáváními, vlivem a reakcemi na změnu.
Pomáhá předcházet situacím, kdy se důležité připomínky objeví příliš pozdě, rozhodnutí jsou zpětně zpochybňována nebo výsledek projektu nenajde podporu u těch, kteří s ním mají pracovat.
Protože úspěšný projekt není jen ten, který se podaří dokončit podle plánu. Je to také projekt, jehož smyslu lidé rozumějí, jehož průběhu důvěřují a jehož výsledek dokážou přijmout a využít v praxi.
Vice informací o kurzu Stakeholder management v praxi - jak řídit očekávání, komunikaci a rizika najdete ZDE.
